Module "Lettre d'information"

Dans la colonne de l’arborescence, cliquer sur l’icône de la lettre d'information précédente dans le but de copier celle-ci (Actions pour la page > Copier puis Coller après).

Dans les propriétés de cette page dupliquée, penser à modifier :

• Onglet Général : modifier les champs Titre, Numéro et Date de la lettre d'information (et éventuellement d’autres champs comme Édito, Citation… si le cas se présente dans la lettre d'information du site en question)
• Onglet Accès : préférer l’option « Cacher la page dans les menus» plutôt que « Désactiver la page », cela permet de visualiser le contenu de la future lettre d'information

Une fois la lettre d'information prête et remplie, penser à purger les éléments non utilisés s'il y en a :

L’envoi d’une lettre d'information se fait depuis le groupe de modules « Envoi ciblé » dans la colonne de gauche de Typo3, qui, contre toute attente, s'apparente aux autres modules de TYPO3 !

Après avoir sélectionné un module de ce groupe, la colonne d'arborescence nécessite de sélectionner le dossier des lettres d'information.

Module Configuration

Avant tout envoi, penser à vérifier l’adresse d’expédition ! Si nécessaire, dans la rubrique « Définir les valeurs par défaut pour les en-têtes des envois ciblés », modifier l’adresse électronique de l’auteur puis mettre à jour la configuration. Quitter le module Configuration puis revenir dessus pour s’assurer que la modification a bien été enregistrée. Si ce n’est pas le cas, faire la demande de modification au DCWeb (certains paramètres peuvent être volontairement bridés).

Les autres rubriques n’ont pas à être modifiées.

Module Listes de destinataires

TYPO3 ne permettant pas l’envoi d’une lettre d'information à une grande quantité d’adresses mails, il faut passer par une liste de diffusion SYMPA pour y faire figurer les abonnés. TYPO3 se charge alors d’envoyer la lettre d'information à cette liste de diffusion, et SYMPA s’occupe de transmettre ce mail à une liste d’abonnés.

Cela signifie que l’adresse d’expédition de la lettre d'information doit être autorisée à envoyer un message à cette liste de diffusion SYMPA (cf. Module Configuration pour modifier l’adresse d’expédition) !

Il est possible de créer plusieurs listes de destinataires distinctes, notamment s’il est utile de faire valider la lettre d'information par un comité éditorial par exemple.

Choisir le type « Liste simple », saisir un titre pour cette liste, renseigner la liste SYMPA ou les adresses mails (pas plus de 5 adresses mails différentes s'il s'agit d'une liste de test ou de validation interne) puis enregistrer.

Pour supprimer une liste, il suffit de l’éditer puis de la supprimer (en haut à droite des boutons d’enregistrement).

Module Envoi ciblé (planification de l’envoi)

Après avoir cliqué sur le module Envoi ciblé, 5 étapes s'affichent :

• Étape 1 : sélectionner la page correspondant à la lettre d'information à envoyer parmi les pages internes disponibles (et non dans la partie "Envoi ciblé" qui correspond aux lettres d'information déjà envoyées)
• Étape 2 : rien à modifier, valider l’étape 2 en cliquant sur Suivant
• Étape 3 : rien à modifier, valider l’étape 3 en cliquant sur Suivant
• Étape 4 : il est possible de s’envoyer une version de test de la lettre d'information : cela permet notamment de vérifier l’exactitude de tous les contenus et de tous les liens, y compris ceux présents dans le gabarit auquel vous n’avez pas accès (il ne s’agit pas d’une étape obligatoire, mais fortement conseillée avant tout envoi). Puis valider l’étape 4 en cliquant sur Suivant
• Étape 5 : Envoi massif : sélectionner la ou les listes de destinataires (ne pas cocher « Envoyer en tant que lettre d’information de test » ni « Save these settings as draft (for recurring sendings) »)
  NB : la modification du jour et de l’heure de distribution sont inactifs, il est donc inutile de modifier ce champ.
  Finaliser ces 5 étapes en cliquant sur « Envoyer à tous les abonnés dans la liste de destinataires »

Module Statut des envois (valider l’envoi en invoquant le moteur d’envoi)

Finaliser l’envoi de la lettre d'information depuis le module Statut des envois : l’envoi précédemment planifié apparait en tête de liste (sans « Envoi commencé » ni « Envoi terminé » ni « # envoyé ») :

Un clic sur « Invoquer le moteur d’envoi » permet d’envoyer la lettre d'information.

Après cela, la lettre d'information apparaît dans la liste avec les champs « Envoi commencé », « Envoi terminé » et « # envoyé » (correspondant au nombre de destinataires dans la liste sélectionnée) qui sont alors remplis.